JUC

Office 365 / JUC

Kursusvirksomhed i hastig vækst satser på Office 365

Den juridiske kursus- og netværksvirksomhed JUC ApS skiftede utidssvarende, hosted løsning ud med Office 365 og sparer en mindre formue i driftsudgifter og konsulenttimer. Samtidig har virksomheden langt bedre mulighed for selv at skalere til og betale for præcis det ønskede antal brugere. Brugere kan nemt tilgå mail og kalender på deres mobile enheder, mens høj oppetid og nem administration har gjort dyr fejlretning og adgangsproblemer til et overstået kapitel.

Gennem de sidste tre år er JUC ApS, der tilbyder kurser, konferencer og facilitering af netværk målrettet jurister og advokater, vokset fra otte til knap 90 ansatte, hvilket satte IT-systemerne under pres.

”I mange år lå antallet af ansatte stabilt på 7-8 medarbejdere, og vi klarede os med en Hosted Exchange Server. Men da væksten tog til, kunne den hostede løsning slet ikke følge med. Her var problemer med låste konti, skift af passwords og andre tilbagevendende problemer, som blev håndteret på daglig basis til timeløn – men uden at de underliggende fejl i systemet blev løst. Vi skulle også løbende betale for diskplads og vedligehold at hardware, og alt i alt var situationen ikke særligt tilfredsstillende. "Til gengæld var det dyrt” konstaterer it-ansvarlig Magnus Gedsted Rasmussen, JUC.

I stedet valgte JUC at entrere med Microsoft-partneren ScanNet om at migrere til Microsofts cloudbaserede produktivitetssuite Office 365, hvilket forløb gnidningsløst og hurtigt.

"ScanNet var gode til at formidle viden og til at sørge for, at migreringen forløb helt fejlfrit. Jeg var faktisk ret imponeret over, at det gik så nemt"

Magnus Gedsted Rasmussen, JUC, IT-ansvarlig

Han konstaterer i samme ombæring, at JUC nu efter tre måneders drift har fået en markant billigere løsning.

Det er en ret massiv besparelse

"Tæller vi Office licenser med, har vi skåret i hvert fald halvdelen af prisen sammenlignet med, hvad vi betalte før. Og hvor vi før købte hhv. Exchange-ydelsen og licenser til Microsoft Office hver for sig, har vi med Office 365 adgang til nyeste Office på alle maskiner. Alligevel er vores månedlige driftsydelse i runde tal kun halvdelen af, hvad vi førhen lagde for Exchange alene. Så det er en ret massiv besparelse" bemærker Magnus Gedsted Rasmussen.

"I regnestykket ligger også, at vi sparer en mindre formue på konsulenttimer. Dels fordi backup, rutinemæssig vedligehold og alle de andre ting er inkluderet som standard i Office 365. Dels fordi systemet bare fungerer og vi ikke skal ringe efter hjælp hele tiden. Så ser man på den samlede økonomiske gevinst, så er den bestemt ikke ubetydelig," konstaterer han.

"Med den brugercentriske adgang til at hente og anvende Office skal vi heller ikke bekymre os om, hvorvidt vi har for mange eller for få licenser i huset."

Magnus Gedsted Rasmussen, JUC, IT-ansvarlig

Nem administration og uhindret skalerbarhed

Som administrator er det tillige blevet nemmere og mere fleksibelt at skalere op og ned i antal brugere afhængig af det aktuelle behov. Det har stor betydning, da virksomheden har mange studerende og sælgere ansat, hvilket giver en del gennemtræk i kantinen.

”Vi har fået langt større muligheder for selv at oprette og nedlægge brugere. Det er meget nemt, og vi betaler kun for det antal brugere, vi rent faktisk har oprettet i tjenesten. Med den brugercentriske adgang til at hente og anvende Office skal vi heller ikke bekymre os om, hvorvidt vi har for mange eller for få licenser i huset. Brugeren kan endda hente Office i det sprog, hun eller han har behov for, og det har ret stor praktisk betydning, når man opererer på både dansk, norsk, svensk og tysk,” siger Magnus Gedsted Rasmussen.

Han bemærker desuden, at opsætningen af mobile enheder er blevet langt nemmere. Det eneste, der ikke er blevet bedre, er leveringstiden på mails. De kommer knap så hurtigt frem som tidligere, men er typisk 15-20 sekunder undervejs. ”Men det er en utroligt lille ulempe. Ikke mindst set i forhold til, at vi har fået en stabil, skalérbar, fleksibel og langt billigere løsning, som i øvrigt rummer en hel del muligheder, vi slet ikke har taget i anvendelse endnu. Det giver os mulighed for at øge samarbejde og informationsdeling, ligesom Office 365 passer fint sammen med en række andre Microsoft-løsninger, som kunne blive relevante i fremtiden” siger han. ”Det fungerer faktisk så godt, at jeg ikke hører om problemer med passwords, udfald eller andre genvordigheder længere. Og den bedste it-mand er jo sådan en, man ikke rigtig har brug for at ringe til, for det er tegn på, at tingene bare virker,” siger Magnus Gedsted Rasmussen.